Offentlige sagsbehandlingsprincipper

Når den offentlige forvaltning behandler sager, f.eks. ansøgninger om offentlige ydelser, er der en lang række sagsbehandlingsprincipper, der skal være overholdt. Dette skaber en retssikkerhed for borgerne, da f.eks. kommunen ikke kan træffe en afgørelse på et tilfældigt grundlag, men kommunen er forpligtet til at holde sig indenfor de regler, som er fastsat for at have nogle retningslinjer for den offentlige forvaltnings behandling af sager. Du kan her læse nærmere om de forskellige sagsbehandlingsprincipper. Det vedrører f.eks. principper som offentligt ansattes tavshedspligt, reglerne om offentlighed og aktindsigt samt offentlige myndigheders notatpligt. Emnet indeholder information om borgernes rettigheder under sagens behandling, og så kan du læse nærmere om konsekvenserne af fejl i sagsbehandlingen. Du finder ligeledes oplysninger om begrebet partsstatus og parters rettigheder, og så kan du læse om behandlingen af personoplysninger i det offentlige.

Behandling af personoplysninger

Når personoplysninger findes elektronisk eller i registre, skal de behandles efter særlige regler. Forvaltningsmyndighederne har oplysningspligt ved indsamling og registrering af ens personoplysninger. Det betyder, at man skal have oplysning om den dataansvarliges identitet, oplysning om formålene med behandlingen samt oplysning om andre forhold af betydning for én. Dette gælder både, hvis oplysningerne bliver indhentet af den dataansvarlige, samt i tilfælde hvor man selv henvender sig med personoplysningerne. Den dataansvarlige vil naturligvis være den, som ligger inde med oplysningerne enten elektronisk eller i dennes egne registre.

Den dataansvarliges identitet

Den dataansvarliges identitet vil være denne myndigheds navn og adresse. Oplysninger om formålene med den behandling, som oplysningerne er indhentet til brug for, betyder, at den dataansvarlige myndighed skal informere så præcist som muligt om, hvad oplysningerne skal bruges til, og hvorfor oplysningerne indsamles. Derudover skal man oplyses om, hvilke myndigheder eller andre, der har adgang til ens personoplysninger, og man skal ligeledes oplyses om, hvorvidt man har pligt til at give myndigheden de oplysninger, som myndigheden forlanger. I nogle tilfælde vil man f.eks. kunne straffes, hvis man nægter at give myndigheden de påkrævede oplysninger. Det gælder f.eks. visse skatteoplysninger, som SKAT indkræver. Oplysningerne vil ofte være givet som generel information på en ansøgningsblanket eller lignende. Hvis man selv henvender sig til myndigheden, skal man have de ovenstående oplysninger hurtigst muligt og senest indenfor 10 dage.

Hvis der indhentes personoplysninger

Hvis der indhentes personoplysninger ind hos andre end en selv, skal man ligeledes informeres om de forskellige forhold, som vedrører indhentelsen af oplysningerne. Myndigheden skal give samme oplysninger, som er nævnt ovenfor. Man skal have information om, hvilken type oplysninger der indhentes hos en anden part, f.eks. hos en anden myndighed. Dette er gældende for, at man har mulighed for at varetage sine egne interesser. Myndigheden har dog ikke pligt til at oplyse, hvilke konkrete oplysninger der er indhentet. Ønsker man information om dette, kan man søge om aktindsigt heri. Hvis en myndighed indhenter oplysninger, som skal videregives til en anden, skal man have meddelelse senest ved videregivelsen af oplysningerne til den tredje part.

Der gælder ikke en oplysningspligt for myndigheden

Der gælder ikke en oplysningspligt for myndigheden, hvis man allerede selv er bekendt med de oplysninger, som oplysningspligten vedrører. Er der indhentet oplysninger hos en tredje part, gælder der ikke en egentlig oplysningspligt, hvis registreringen eller videregivelsen af oplysninger er fastsat ved lov. F.eks. kan Danmarks Statistik indhente, bearbejde og offentliggøre statistiske oplysninger om samfundsforhold, uden at man skal oplyses herom, fordi dette er lovgivningsbestemt. Hvis underretning er umulig, f.eks. fordi man ikke kan kontaktes, gælder der heller ikke en oplysningspligt for myndigheden. Det samme er tilfældet, hvis andre afgørende hensyn taler mod, at man bliver oplyst om registreringen af ens oplysninger. Det vil f.eks. være af hensyn til politiets efterforskning i en kriminalsag, men det kan også være af hensyn til én selv. Dette gælder dog ikke, hvis man er part i sagen, da man så som udgangspunkt altid kan få aktindsigt i forhold, der vedrører den pågældende sag.

Man kan altid gøre indsigelse

Man kan altid gøre indsigelse mod, at ens indhentede oplysninger anvendes til behandling. Dette gælder f.eks., hvis behandlingen af oplysningerne ikke er lovlig. En indsigelse kan dog også være berettiget, selvom behandlingen er lovlig, men hvor ens særlige situation gør, at man kan forlange, at ens oplysninger ikke skal behandles af den pågældende myndighed. Er behandlingen dog lovlig, vil ens indsigelse sjældent imødekommes af den offentlige forvaltning. Vedrører indsigelsen behandlingen af oplysninger i forbindelse med en ansøgning, man selv har indgivet, vil indsigelsen dog ofte imødekommes. Er de indhentede og registrerede oplysninger urigtige eller vildledende, må oplysninger ikke bruges, herunder videregives til en tredjepart, men oplysningerne kan fortsat opbevares.

Fejl i sagsbehandlingen

Under sagsbehandlingen af en sag skal forskellige regler være overholdt. Det gælder f.eks. regler om partshøring, oplysningspligt, notatpligt, adgangen til aktindsigt samt myndighedens indhentelse af de nødvendige oplysninger til sagens afgørelse. En person ansat i det offentlige skal desuden overholde sin tavshedspligt i den pågældende sag. Hvis de forskellige sagsbehandlingsregler ikke overholdes, kan det få konsekvenser for den eller de ansatte, der har tilsidesat de gældende regler. Dette kan være i form af sanktioner som straf, erstatning eller kritik i offentligheden fra f.eks. pressen, Folketingets Ombudsmand eller Folketinget. Derudover vil det oftest resultere i, at afgørelsen vil være ugyldig.

I forbindelse med sager om sagsbehandlingsfejl

I forbindelse med sager om sagsbehandlingsfejl har Folketingets Ombudsmand i en stor del af de sager, der har foreligget, udtalt kritik, hvilket har medført, at ministerierne har indskærpet overholdelsen af de regler, der er blevet brudt i forbindelse med sagsbehandlingen. Har man ikke mulighed for at klage til anden myndighed over sin afgørelse, vil man derfor kunne anmode ombudsmanden om at tage sagen op for på denne måde at få belyst, om alle sagsbehandlingsregler er blevet overholdt. Folketingets Ombudsmand undersøger f.eks., om behandlingen af sagen har taget for lang tid, om forhandlinger og samtaler er blevet noteret, og om alle relevante oplysninger er blevet inddraget ved sagens afgørelse.

Hvis en sagsbehandler begår fejl

Hvis en sagsbehandler begår fejl ved sagsbehandlingen, kan dette være strafbart efter straffeloven. Man kan f.eks. straffes med bøde eller fængsel i i grovere tilfælde. Den mest anvendte sanktion for medlemmer af kommunalbestyrelsen ved sagsbehandlingsfejl er disciplinærstraf. Det kan f.eks. være straf som advarsel, bøde, irettesættelse, degradering eller afskedigelse. De meste anvendte sanktioner er dog irettesættelse eller advarsel, da de hårdere straffe vil kræve meget grove forsømmelser.

Er der udtalt kritik eller anvendt en anden sanktion

Er der udtalt kritik eller anvendt en anden sanktion ved en sagsbehandlingsfejl, er spørgsmålet, om det medfører, at afgørelsen derved bliver ugyldig. Det har her betydning, hvor grov en sagsbehandlingsfejl, der er tale om, og om fejlen er væsentlig og har betydning for afgørelsens indhold. Altså vil enhver sagsbehandlingsfejl ikke medfører, at en afgørelse bliver ugyldig. Det skal vurderes, om der er tale om en grov tilsidesættelse af vigtige regler. Man har selv som modtager af afgørelsen bevisbyrden for, at der forelægger en fejl fra myndighedens side, f.eks. pga. manglende partshøring. Myndigheden har herefter bevisbyrden for, at der ikke er tale om en fejl.

Det har desuden betydning for, om en afgørelse er ugyldig

Det har desuden betydning for, om en afgørelse er ugyldig, om man får medhold i afgørelsen eller ej. Da sagsbehandlingsreglerne er til for at skabe sikkerhed for den enkelte borger, vil en afgørelse derfor oftere være ugyldig, hvis afgørelsen går imod en, end hvis man opnår, hvad man ønsker. Det har dog naturligvis betydning, om der er noget at bebrejde én selv for den fejl, der er opstået. Det kan f.eks. være tilfældet, hvis man ikke har givet de rigtige oplysninger, eller hvis man ikke har reageret på myndighedens henvendelser. Det har også betydning, hvornår fejlen bliver opdaget. Har man f.eks. allerede indrettet sig efter afgørelsen ved at benytte sig af en tilladelse, der ellers ikke skulle være givet, og er man i god tro herom, vil det tale for, at afgørelsen ikke anses for ugyldig.